Garantizar la conservación y protección de los datos de carácter personal de los clientes, proveedores y empleados, como partes interesadas de PROMOCALI S.A. E.S.P., así como la información confidencial que las empresas han entregado con ocasión de la actividad propia de la organización de acuerdo a lo establecido en la Ley 142 de 1994.

En la presente política de tratamiento de información de datos personales, se define entre otros, los principios en virtud de la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales que sean suministrados e incorporados en las bases de datos y archivos de la empresa que se traduce en actuar con responsabilidad al momento de recopilar la información personal y proteger su privacidad, conforme lo señalado en la ley 1581 de 2012.

Los principios y disposiciones contenidas en la presente política son aplicables a los datos personales y datos sensibles de los clientes, proveedores y empleados que se encuentran registrados en las bases de datos de la empresa.

• “Autorización”: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• “Aviso de Privacidad”: Es la comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• “Base de Datos”: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
• “Dato Personal”: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
• “Dato público”: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• “Dato Sensible”: Es el dato personal que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• “Encargado”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta y encargo del Responsable.
• “Autorizado”: Es la compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la compañía que por virtud de la autorización y de esta política, tienen legitimidad para tratar los datos personales del Titular. El autorizado incluye al género de los habilitados.
• “Consulta”: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
• “Responsable”: Es toda persona destinataria de la política sujeta al cumplimiento de esta para realizar actividades de tratamiento de datos personales dentro, en nombre de, en representación de o para la organización, incluyendo pero sin limitarse a todo aquel que sea empleado, proveedor y cliente de la empresa.
• “Titular”: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una base de datos y quien es el sujeto del derecho de hábeas data, por ser titular de los datos personales correspondientes.
• “Tratamiento”: Es toda operación o conjunto de operaciones, electrónicas o no, que permitan la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y, en general, el procesamiento de datos personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

La empresa obtiene datos generales de sus clientes, proveedores, y empleados en el ejercicio de su objeto social, de forma no exclusiva tales como:

• Nombre.
• Lugar y fecha de nacimiento y nacionalidad.
• Número de Identificación Personal (Cédula, NIT. Pasaporte.)
• Género.
• Dirección, teléfono, correo electrónico.
• Escolaridad.

Así mismo, se recopila información a través de la transmisión voluntaria de sus clientes, proveedores y empleados en los diferentes procesos administrativos de la organización.

Datos sensibles:

La empresa prohíbe a sus colaboradores directos o indirectos divulgar datos considerados como sensibles, tales como origen racial o étnico, preferencia política, afiliación sindical, afiliación a organizaciones sociales gubernamentales o no, convicciones religiosas, orientación sexual, datos biométricos o de salud, entre otros, los cuales están sometidos a reserva y confidencialidad, en especial cuando se trata de niños menores de edad y adolescentes. La excepción de casos se realizará explícitamente según lo señalado en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

La empresa actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, utiliza la información de sus clientes, proveedores y empleados para asegurar la ejecución de su objeto social, así como para el fortalecimiento de las relaciones con sus asociados de negocio. En virtud de ello recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, sin que lo enunciado signifique limitación.